Febrero 2012 a Noviembre 2013
Empresa: SPISA Ingeniería y Construcción, S.A. de C.V. & SAIPEM
Lugar: Salamanca GTO.
Cargo: Coordinador de Control de Documentos
Proyecto: “Desarrollo de la Ingeniería, Procura y Construcción de las plantas desulfuradora de Gasolina Catalítica, Unidad regeneradora de Amina, Instalaciones Complementarias, Instalaciones de servicio Auxiliares y su integración en las Refinerías Miguel Hidalgo en Tula de Allende, Hidalgo e Ing. Antonio M. Amor en Salamanca Guanajuato”.
Actividades: Se recibe el paquete de documentos emitidos por las Oficinas Centrales, siendo estas las copias Nº 2 y 3.
Se verifica que la documentación enlistada en el índice de cada uno de los Transmittal recibidos, coincida tanto en el número de documento, como en el nombre, la revisión y la localización del Proyecto.
Si la información recibida no coincide con el índice o existe algún error en los datos de los documentos, se deberá regresará el Transmittal.
Una vez que verificó que la documentación recibida es correcta, se procederá a realizar la actualización de la Lista Maestra.
Se informa a las diferentes disciplinas correspondientes mediante un correo electrónico (e-mail) sobre la información que llegó.
Se realiza la distribución interna separando los juegos de documentos para realizar la distribución correspondiente y asegurar el flujo correcto de la información siendo de la siguiente manera.
La copia Nº 2 de cada transmittal con un CD´s, se resguarda y conservarlo como “Copia Maestra”, en carpetas blancas de tres argollas tipo multimagen de dos, tres y/o cuatro pulgadas de ancho o similar organizándose de manera tal, que sea fácilmente identificable, detectable y accesible para su consulta y/o seguimiento.
Se entrega la copia Nº 3 a la disciplina correspondiente, cada receptor firmara en el formato de “Distribución Interna de Copias”. Siendo este mi medio de comprobación de que recibió la documentación requerida.
Al final se sube la información en electrónico de cada Transmittal y su contenido al área de “Documentos y Planos” ubicada en la red interna.
Se mantiene un archivo físico de todos aquellos documentos que se encuentren obsoletos, manteniendo en él todas las revisiones de los archivos que ya hayan sido superadas.
A solicitud de cualquiera de las disciplinas correspondientes y cuando se requiera se entrega copia de los documentos integrados en el archivo de la “Copia Maestra”, ya sea en tamaño carta (8 1/2” x 11”), en tamaño doble carta (11” x 17”), en tamaño 90 x 60 y/o electrónico (PDF), con el sello de copia controlada.